16 Březen 2017

Zahlceni operativou – Minikonference s exkursí aneb práce v terénu

Na březnové minikonferenci jsme si ukázali si, jak si v práci ulevit, pomoci a všechno zrychlit, ale i zlevnit. Otevřeli jsme témata administrativní zátěže a operativy, jak zlepšit systémy, na co se zaměřit, jaké nástroje používat, jaké pracovní zázemí vytvořit. Jak to u sebe řeší přímo Microsoft, který tvrdí, že má kanceláře 22. století? Podívali jsme se na místě a vše si podpořili daty i praktickým workshopem, kde jsme se  podíváli na to,jakým způsobem a jaké informace dostat mezi lidi, kteří jsou přetížení denní rutinou.

Zuzana Köhlerová z MGC Group se na věc podívala z pohledu procesů. Ve firmách je spousta dokumentů, které spolu souvisejí, ale patří do jiných oddělení, a tak jsou uloženy na různých místech. Umíme je pomocí aplikací provázat, ale důležitější je naučit se mluvit stejnou řečí. „Jedno zadání může znamenat pro každého něco jiného,“ dodává Zuzana.

Správné informace musí být ve správný čas na správném místě. Papírové dokumenty zbytečně zdržují a ztrácejí se. „20% času ve firmách se stráví hledáním a přetvářením papírových dokumentů,“ upozorňuje Zuzana. Nešel by ten čas využít lépe? J Nejlepší je, když dokumenty v elektronické formě rovnou vznikají. Je vhodné si určit, kdo s tím bude pracovat, práva a podobně. Základem je začít u jednotného pojmenování dokumentů, bez kterého se neobejdeme.

Cíle je vše zrychlit, provázat a snížit náklady. Měli bychom udělat detailní analýzu, díky které pochopíme potřeby jednotlivých uživatelů.

Na systémy se zaměřil Tomáš Poucha z IIK. „V nastavení efektivní interní komunikace nejvíce brání nedostatek času a pracovníků a špatně nastavené procesy. Liniové manažery nejvíce brzdí zdlouhavý schvalovací proces, vyřizování emailové komunikace, porady a ukládání dokumentů na více míst. A to jsou problémy, po kterých bychom měli jít,“ zdůrazňuje Tomáš Poucha. Pojďme si tedy přiznat, jak se věci mají a zjistit, co se s tím dá udělat.

Jak zredukovat počet emailů denně? Asi se nám nepovede omezit komunikaci, ale můžeme využívat jiné, vhodnější médium jako třeba Yammer nebo jakýkoli jiný chat. Komunikaci bychom měli vést po vláknech a využívat společná úložiště, která vyřeší problémy s vyhledáváním a propojením.

Co s poradami? Jak je zefektivnit? Bylo by dobré nastavit kalkulačku, která by ukazovala, kolik ta porada stála. Přeci jen se tam scházejí lidé, jejichž čas něco stojí a ne vždy je tam efektivně využitý. Kdo a jak dělá zápis, kde potom bude? I to bychom si měli ujasnit.

Zvládneme mít pod kontrolou najednou pět projektů. Pomoci nám může systém, který hlídá úkoly, odpovědnosti, hledá poslední verze a počet rozpracovaných dokumentů. Jaký systém mám, je poměrně jedno, ale musím ho mít.  Dokumenty musí být sdíleny dalším zúčastněným stranám a toto propojení může značně zkrátit čas.

Kolik bych měl mít informačních systémů? Co nejméně! Ideálně jeden. „Vše výše uvedené zní naprosto jasně a samozřejmě, ale nedělá se to,“ dodává Tomáš.

Poté následoval workshop s praktickým vyzkoušením a rozpracování materiálu k dalšímu zavedení do firem a odstranění nešvarů. Následovala exkurze, kde jsme si prohlédli impozantní a moderní technikou našlapané prostory Microsoftu.